Elsevier zet de standaard voor groener reizen en werken

Trein, fiets of auto? Bij Elsevier bepaal je dat lekker zelf. Flexibiliteit en eigen verantwoordelijkheid zijn immers de sleutelwoorden in de manier waarop Elsevier haar medewerkers stimuleert om groener te reizen. Door middel van een mix van stimulerende en beperkende maatregelen, variërend van een eigen mobiliteitsvergoeding en de ’18 kilometerzone’ tot een keuzebudget voor een nieuwe fiets. “Het zou raar zijn om autogebruik te stimuleren als we juist ons best doen om de CO2-uitstoot omlaag te krijgen” vertelt Wouter van de Bank, lid van het Facilities MT en erelid van het Green Team.

Over Elsevier

Elsevier is actief in wetenschappelijke, technische en medische markten en levert informatie en technologie om wetenschappers en professionals in de medische wereld te helpen nog betere resultaten te behalen. Het bedrijf heeft vestigingen over de hele wereld. Het Europese hoofdkantoor met circa 1300 medewerkers is gevestigd in een Amsterdams kantoor dat op een paar minuten loopafstand ligt van station Sloterdijk.

Green Team: wedstrijdelement werkt

Elsevier publiceert veel wetenschappelijke artikelen op het gebied van milieu. Het concern zelf wilde daarom ook graag duurzamer werken. Ongeveer vijftien jaar geleden startte Elsevier een wereldwijde wedstrijd tussen de 150 nationale kantoren om zo groen mogelijk te worden. Elk land moet jaarlijks een minimaal aantal ‘environmental standards’ (milieucertificaten) behalen waarvoor de targets elk jaar worden aangescherpt. “We begonnen met een paar enthousiaste mensen ons eigen Green Team en staan nu wereldwijd in de top 5 wat ons aantal behaalde standards (certificaten) en targets betreft! Ook werden verschillende Green Teamleden al eens internationale Green Hero van het jaar. Een prachtig resultaat waar we wel creatief voor moeten zijn en blijven. Om bijvoorbeeld het certificaat voor papierverbruik te halen, deden we alle desktopprinters de deur uit en stelden we de ene overgebleven afdelingsprinter standaard in op dubbelzijdig printen. Er zijn nog diverse andere certificaten te halen zoals voor waterverbruik, energieverbruik, afvalvermindering en natuurlijk mobiliteit. Tegenwoordig bestaat ons Nederlandse Green Team uit wel twintig mensen. Dat zijn enthousiaste trekkers die ervoor gaan, originele ideeën hebben, met iedereen goed kunnen praten en een aanspreekpunt vormen voor de directie.”

Nieuwe medewerkers krijgen geen leaseauto meer

Om het milieucertificaat voor vervoer te halen, moest er een vervoersplan komen, inclusief een visie op duurzaam woon-werkverkeer. “We besloten om nieuwe medewerkers die vanwege hun functie recht hebben op een leaseauto, geen auto van de zaak meer te geven maar een mobiliteitsvergoeding. Ze krijgen dan een vast bedrag waar ze al hun woon-werkreizen van moeten betalen.”
Medewerkers die geen recht hebben op een leaseauto, de grootste groep dus, krijgen een vaste individuele reiskostenvergoeding gebaseerd op hun woon-werkafstand en ongeacht het vervoermiddel waarmee ze reizen. Medewerkers die binnen 1 ov-zone van kantoor wonen, krijgen geen reiskostenvergoeding.
“Je kunt ervoor kiezen om je reiskostenvergoeding gestort te krijgen en daar zelf alles van te betalen zoals een jaartrajectkaart. Sommigen vinden het lastig om dat zelf te regelen en laten dit aan Elsevier over.”
Het nieuwe beleid werpt zijn vruchten af: het aantal leaseauto’s is met 23% gezakt tussen 2012 en 2016.”

Reiskostenvergoeding in cijfers (2015 – 2016):

623 mensen regelen zelf hun mobiliteit van hun individuele reiskostenvergoeding
214 mensen laten Elsevier hun ov-abonnement regelen
188 mensen ontvangen geen reiskostenvergoeding omdat ze op minder dan 1 ov-zone afstand wonen
159 mensen ontvangen een mobiliteitsvergoeding in plaats van een leaseauto
135 mensen rijden in een leaseauto

Parkeren?

Een ander onderdeel van het nieuwe mobiliteitsbeleid is dat medewerkers die op een afstand van minder dan 18 kilometer van kantoor wonen, niet meer mogen parkeren in de parkeergarage van Elsevier. Dit is geen vast gegeven en kan in de toekomst aangepast worden. Dit geldt ook voor de medewerkers die een leaseauto hebben. Verder heb ik gekeken waar in de buurt nog parkeerplekken vrij zijn om mensen een alternatief te kunnen bieden als ze toch persé met de auto willen blijven komen. Zij kunnen nu hun auto parkeren bij een buurbedrijf tegen een maandelijkse vergoeding van ongeveer €100. Wij staan daar verder buiten maar verstrekken wel de informatie hierover.”

Fietsplan in nieuw jasje: onderdeel van het persoonlijk keuzebudget

Een maatregel die nog meer medewerkers uit de auto moet krijgen (41,5% van de medewerkers geeft al aan op de fiets te komen), is de herintroductie van het fietsplan waar de Belastingdienst in 2014 helaas een einde aan maakte. “Vorig jaar zijn we gestart met het persoonlijk keuzebudget. Maandelijks krijgt elke medewerker de mogelijkheid om een percentage van zijn salaris uit te geven aan diverse werk gerelateerde zaken zoals extra verlofuren of bijvoorbeeld een nieuwe fiets. Er wordt op dit moment gekeken om de keuzemogelijkheden verder uit te breiden. Je mag het geld ook bij je salaris laten storten. Zelf heb ik laatst van mijn keuzebudget een mooie fiets gekocht. Je keuze maak je via een speciale site en daar vul je naderhand ook de kosten in en upload je de factuur. Voordeel ten opzichte van het oude fietsplan is dat de restrictie nu niet meer geldt dat je je fiets voor een bepaald aantal dagen moet gebruiken voor je woon-werkritten.” Elsevier heeft een fietsenstalling met plek voor 250 fietsen en andere tweewielers en er zijn oplaadpunten voor elektrische auto’s aanwezig. Bezoekers kunnen hun fiets ook in deze stalling kwijt maar moeten daarvoor wel eerst een toegangspas halen bij de receptie. Medewerkers van Elsevier doen ook mee aan fietsacties in het gebied, zoals Kilometervreter. Ze hebben een tijdje deelfietsen gehad maar aangezien die zeer regelmatig stuk gingen, zijn ze daarmee gestopt.

Het Nieuwe Werken: halvering aantal verdiepingen

Door de invoering van flexibel werken kan Elsevier tegenwoordig toe met de helft van het aantal etages terwijl het aantal medewerkers gelijk is gebleven. Medewerkers hebben geen vaste werkplek meer en via het toegangscontrolesysteem kunnen we de bezettingsgraad monitoren.

Medewerkers vervoersenquête: meten is weten

Elsevier hield in 2010 een eerste enquête onder medewerkers om te weten te komen hoe ze reizen, welke afstand ze afleggen en hoe ze zouden willen reizen. Dat leverde veel interessante informatie op die het bedrijf gebruikt om haar mobiliteitsbeleid aan te scherpen en zo de targets te halen voor het milieucertificaat voor vervoer. Ze herhalen de enquête elke twee jaar. Interessant is bijvoorbeeld dat gemiddeld 32% van de medewerkers vaak met de auto komt en liefst 41,5% de fiets pakt naar kantoor terwijl 65% vaak met het ov reist. Ongetwijfeld van invloed hierop is het feit dat 55% van de respondenten op minder dan 20 kilometer afstand van kantoor woont.

Toekomstplannen

De target om het milieucertificaat voor vervoer te halen, ligt elk jaar hoger. Gelukkig hebben Wouter en zijn Green Team nog plannen genoeg. “We kijken bijvoorbeeld iedere 2 jaar naar de ideeën van medewerkers, die in de vervoersenquête naar voren worden gebracht. Slechts 2% van de medewerkers zijn geïnteresseerd in carpoolen. Dat komt misschien omdat veel medewerkers te verspreid en te dichtbij wonen en we het flexwerken hebben ingevoerd. Maar we blijven alle suggesties monitoren en kijken naar nieuwe mogelijkheden met betrekking tot duurzame mobiliteit.”

Tips voor andere bedrijven

Wouter heeft nog wel wat tips voor andere bedrijven die aan de slag willen met het vergroenen van hun woon-werk- en zakelijk verkeer:

  • “Durf keuzes te maken, je hebt niks aan halfzachte maatregelen als je echt die CO2-uitstoot wil terugbrengen. Kies er bijvoorbeeld voor om een mobiliteitsvergoeding te geven in plaats van een leaseauto.”
  • “Je kunt nog steeds de aanschaf van een fiets (deels) vergoeden via de vrije ruimte binnen de WKR.”
  • “Probeer de nieuwe regels te laten gelden voor iedereen, dat creëert draagvlak onder je medewerkers.”
  • “Start een Green team.”
  • “Schrijf een vervoersplan en gebruik bijv. daarbij de input uit de vervoersenquête”.
  • “Kijk naar mogelijkheden voor een incentive voor medewerkers die groen naar hun werk toekomen”.
  • “Onderzoek of er mogelijkheden zijn om vanaf thuis te kunnen werken (thuiswerk policy)”.
  • “Zorg voor een kleedkamer/douches en lockers, zodat fietsers zich kunnen omkleden”.