Microsoft: het nieuwe (net)werken en flexibel reizen

“We gaan dit kantoor binnenkort 10 weken lang verbouwen” vertelt Ernst-Jan Stigter, algemeen directeur van Microsoft Nederland. Hun Amsterdamse hoofdkantoor is gevestigd op Schiphol, in het gebouw dat The Outlook heet. “Ons nieuwe kantoor staat voor de volgende stap van Het Nieuwe Werken dat we alweer 10 jaar geleden implementeerden. We hebben mensen en de open samenwerking met klanten en partners nog centraler gezet, vanzelfsprekend ondersteund door de meest innovatieve technologie. Het is een volgende stap in onze reis naar productiviteit, vitaliteit, duurzaamheid en groei. Onze eigen ruimte verminderen we ten gunste van de publieke ruimte om meer en beter te kunnen samenwerken met onze klanten en partners.” Dat samenwerken gebeurt niet alleen in Microsoftkantoren maar ook bij de klanten/ partners op kantoor, vanuit huis en op andere samenwerkingsplekken zoals Spaces.

Tijdelijke hubs

Spannend is natuurlijk hoe medewerkers straks omgaan met het tijdelijk gesloten hoofdkantoor: “We zetten daarvoor verspreid over de grote steden 4 hubs in als tijdelijke infrastructuur zodat teams elkaar daar minimaal wekelijks kunnen treffen. Het is voor ons ook een prachtige stimulans om reis- en werkgedrag te veranderen, een prikkel om meer tijd door te brengen bij onze partners en klanten.” Microsoft ziet mobiliteit als een kans om mensen te verbinden. En tegelijkertijd als een randvoorwaarde om werk zo efficiënt mogelijk te (laten) doen. Ze hebben hun visie op mobiliteit nog niet doorontwikkeld, maar doen wel allerlei pilots om te leren en op basis daarvan hun mobiliteitsbeleid vast te stellen.

Persona’s en pilot: leaseauto inruilen voor mobiliteitskaart

Mobiliteit speelt een belangrijke rol in het nieuwe (net)werken en de tijdelijke sluiting biedt ook de mogelijkheid om te laten zien wat technologie kan betekenen voor mobiliteit: “We hebben 7 persona’s geïdentificeerd, elk met een eigen set karakteristieken, zodat we straks qua mobiliteit maatwerk kunnen leveren. Flexibiliteit is daarbij het sleutelwoord en dankzij technologische ontwikkelingen is het ook geen gedoe meer om van vervoermiddel te wisselen. Een aantal medewerkers konden tijdens een pilot ervaren hoe het is om bijvoorbeeld een Uber taxi te bestellen, te carpoolen en de trein te nemen. Ik deed zelf ook mee en het duurde wel even voor ik eraan gewend was om alle vervoersmogeliijkheden af te wegen bij mijn dagelijkse planning van afspraken. Maar het was wel heel waardevol dat ik bewust leerde nadenken over welke werkplek en vervoermiddel het beste past bij mijn planning. Ik had mij verder niet gerealiseerd dat zoveel mensen het leuk zouden vinden om op een e-bike te stappen, dat faciliteren we nu dus ook. En laten we eerlijk zijn: leaseauto’s blijven aanbieden is gewoon niet meer van deze tijd.”

Pilotervaringen

Laten medewerkers die zich bewuster zijn van verschillende manieren om te reizen ook daadwerkelijk ander reisgedrag zien? Wat betekenen die bewuste keuzemogelijkheden voor hun productiviteit? De ambitie van Microsoft is om (met behulp van technologie) te komen tot het beste reisadvies op maat. Vanuit verschillende invalshoeken bezien, bijvoorbeeld de meest duurzame reis of de meest ‘gezonde’ (vitaliteit). Begin april startte de pilot. Projectleider Ralf Becks en medewerkers Quirine van Walt Meijer en Ingeborg Struijk deden mee en vertellen over hun ervaringen:

Ralf: “Meedoen was vrijblijvend. De vraag was: wil je meedoen en je leaseauto tijdelijk inleveren? 250 medewerkers zeiden ja en daaruit kozen we 35 deelnemers, goed verdeeld over verschillende persona’s en afdelingen. Zij kregen een ‘all you can eat’ mobiliteitskaart met toegang tot chauffeursdiensten, werkplekken, fiets, (high speed)e-bike, deelauto’s en nog veel meer. Vooraf waren we een beetje bang dat al die keuzes en het meer moeten plannen de arbeidsproductiviteit negatief zouden beïnvloeden maar deelnemers oordelen zelf juist dat ze productiever zijn geworden.”

Quirine: “Vooraf dacht ik dat de e-bike iets voor oude mensen was, maar de e-bike beviel zo goed dat ik ‘m elke dag wel wilde gebruiken. Ik kwam zonder zweten aan, had even een moment voor mezelf om te ontspannen en deed er korter over dan met de auto. Ook goed: de pilot opent je ogen voor andere mogelijkheden zoals je auto op kantoor beschikbaar stellen voor collega’s.”

Ingeborg: “Dat alles geregistreerd werd, was wel een stimulans om echt mee te doen en bijvoorbeeld vaker de fiets in plaats van de auto naar het station te nemen.”