Hoeveel CO2, reistijd en kosten kan jouw organisatie besparen? Ontdekt het met onze interactieve mobiliteitsscan!

Hoeveel CO2, reistijd en kosten kan jouw organisatie besparen? Ontdekt het met onze interactieve mobiliteitsscan! Bekijk de demo

Bij het AvL werkt nu zo’n 30 procent thuis. Zo doen ze dat!

Bij het AvL werkt nu zo’n 30 procent thuis. Zo doen ze dat!

Het Antoni van Leeuwenhoek pakte een paar jaar geleden – samen met Breikers – al het mobiliteitsbeleid aan en heeft nu, door de pandemie, een cultuurverandering doorgemaakt wat betreft thuiswerken. ”We zaten in een rijdende trein die razendsnel ging”, vertelt Annemiek Strijker, Milieucoördinator afdeling Kwaliteit Arbo Milieu.

Het AvL, het in kanker gespecialiseerde ziekenhuis en onderzoeksinstituut, had al wat stappen gezet richting het thuiswerkbeleid. Mede vanuit het mobiliteitsbeleid wilde het ziekenhuis een flexibiliseringsslag maken. Door de coronacrisis zijn de plannen in een stroomversnelling terechtgekomen. Binnen drie maanden was het hele beleid opgezet; van start tot goedkeuring van de OR en het neerleggen van het plan bij Raad van Bestuur. “Van het registreren van reiskosten- en thuiswerkvergoedingen aan toe, alles is versneld gegaan”, vertelt Annemiek.

“Sinds februari hebben de medewerkers recht op zowel een reiskostenvergoeding als een thuiswerkvergoeding”
Annemiek Strijker, Milieucoördinator afdeling Kwaliteit Arbo Milieu

Moderniseringsslag 

Twee jaar werkte het Amsterdamse ziekenhuis aan een manier om het voor het personeel mogelijk te maken vanaf huis te werken, maar tot de coronacrisis waren daar onvoldoende ICT-mogelijkheden voor. Annemiek: “We waren bezig met een groot ICT-project, maar hadden te weinig inlogtokens om iedereen thuis in te kunnen laten loggen en een verouderd thuiswerkportaal. Het oorspronkelijke plan was dat er in de zomer van 2020 een nieuw portaal opgeleverd zou worden. Maar toen verscheen Rutte met zijn mededeling op tv: iedereen waarvoor het mogelijk was werd geacht thuis te werken. Dat was 16 maart 2020. Onze afdeling ICT heeft die week alles op alles gezet en ervoor gezorgd dat dit ook technisch gezien mogelijk was.”

Van de 3.500 medewerkers werkt nu zo’n 30 procent thuis. “Dat was voor de crisis echt niet denkbaar. Nagenoeg iedere collega werkte op locatie en zo was ook de reiskostenvergoeding geregeld. Vanuit een moderniseringsslag wilden we het flexibel werken al implementeren, corona heeft het proces alleen wel versneld.”

Reiskosten-, én thuiswerkvergoeding

Tot begin dit jaar werkte het AvL met een standaard reiskostenvergoeding. Dat is nu veranderd. “Sinds februari hebben de medewerkers recht op zowel een reiskostenvergoeding als een thuiswerkvergoeding”, legt Annemiek uit. Werk je thuis, dan krijg je twee euro netto per dag. In onze systemen zijn de dagen gestandaardiseerd. Wordt er een uitzondering gemaakt, dan registreert de medewerker dat. Je hoeft dus niet elke maand je hele administratie op orde te brengen, alleen wanneer je ad hoc een extra dag naar je werk komt geef je dat door in verband met je reiskostenvergoeding.”

Virtueel rondje AvL

In het pand hangen posters met leuke quotes: ‘De lente is in het land! Hou wel 1,5 meter afstand’. Die horen bij een sociale campagne die van start is gegaan. “Zo proberen we de teamspirit erin te houden,” vertelt Annemiek. “En zo doen we wel meer. Zo worden er vanuit het Raad van Bestuur Corona Update nieuwsbrieven uitgegeven, in het begin wekelijks, nu één keer per maand. En, zoals veel zorgorganisaties, kregen ook wij chocolade en Rituals pakketten met handcrème en werden er pub quizzen georganiseerd. Ook zijn er medewerkersbijeenkomsten in ons auditorium geweest met de raad van bestuur en collega’s uit ons crisismanagementteam. Deze bijeenkomsten waren zowel live voor het personeel in het ziekenhuis te volgen, als online voor de thuiswerkers. Nieuwe collega’s konden online bepaalde ruimtes bezoeken om zo het AvL te leren kennen. Zo werden ze eigen gemaakt met de organisatie. Dit onboarding programma bestond al en was bedoeld om medewerkers, 30 dagen voor hun eerste werkdag, wegwijs in de organisatie te maken. Nu kwam dat extra goed van pas.”

Tips voor de thuiswerkplek

Via de zorgorganisatie is een intranetpagina opgezet met tools en tips hoe je je thuiswerkplek het beste kunt inrichten. Hier is voor de leidinggevenden ook een checklist te vinden met antwoorden op vragen zoals: hoe maak je afspraken en hoe kan je je team ondersteunen? Annemiek: “Deze tool bevat ook tips en tools met informatie over hoe je het beste je werkplek kunt inrichten.  Voor de vitaliteit van de medewerkers was er altijd al een ‘Fit at Work’ programma, daar is nu ‘Fit at Home’ aan toegevoegd.”

Van een stapeltje boeken naar thuiswerkpakket

Hoe heeft het Antonie van Leeuwenhoek dat arbotechnisch geregeld? “In het begin hadden we een infographic: de geïmproviseerde thuiswerkplek”, vertelt Annemiek lachend. “Hier vond je tips als; gebruik wat boeken om je scherm hoger te zetten en leg een stapel tijdschriften onder je voeten zodat je benen in een hoek van 90 graden staan. Inmiddels kunnen medewerkers een thuiswerkpakket bestellen waar gekozen kan worden uit een beeldscherm, toetsenbord, muis en/of koptelefoon. En heb je vragen, dan neemt onze arboadviseur fysieke belasting contact met je op en kan hij/zij je op afstand helpen.”

Eye-openeners

Terugkijkend op deze laatste anderhalf jaar, wat waren eye-openers? “We zijn erachter gekomen dat thuiswerken best goed werkt. Dat houden we dan ook vast en gaan, nu er weer wat meer mogelijk is, deels thuis en deels op kantoor werken. Die denkslag is gemaakt. Voor ziekenhuizen is dat een grote omslag. Er wordt ervan uitgegaan dat we 1 tot 3 dagen thuis zullen blijven werken. Valkuilen waren er niet, maar in het begin was het allemaal erg hectisch. Na 4 maanden was dat opgelost. Na de eerste golf hebben we een evaluatie op het crisismanagement gehouden waarin ook de medewerkers werd gevraagd hoe zij deze tijd hadden ervaren en wat anders zou kunnen. Die feedback hebben we gebruikt en daardoor is bijvoorbeeld de communicatie sterk verbeterd. We hebben in anderhalf jaar tijd een hoop geleerd”, sluit Annemiek af.

Breikers ondersteunt werkgevers kosteloos 

De mobiliteitsbehoefte van elk bedrijf en elke medewerker is anders. Daarom geeft Breikers kosteloos en onafhankelijk advies op maat. Ruim 280 werkgevers maakten bijvoorbeeld al gebruik van onze handige mobiliteitsscan.

Kun jij binnen jouw organisatie ook wel wat hulp gebruiken? Mail ons gerust met vragen of om een kennismaking in te plannen via info@wijzijnbreikers.nl, wij helpen je graag op weg!

Gratis mobiliteitsadvies?

Wil jij binnen jouw organisatie aan de slag met slimme en duurzame mobiliteit en kan je daar wel wat hulp bij gebruiken?

Vraag ons om hulp! Ons advies is altijd kosteloos en op maat.

Stay up to date!

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief

Heb je vragen?

Contact-Rita-stripes@2x

Rita van der pas

Community Manager

06 549 212 14

Rita@wijzijnbreikers.nl

Bel of mail mij gerust met vragen of om een kennismakingsgesprek in te plannen.