Simmons & Simmons; nieuwe tijden, nieuw mobiliteitsbeleid

“We begonnen met een leeg wit vel en zijn het gaan invullen. En toen, tijdens het schrijven, werden we ingehaald door corona en kwam alles in een stroomversnelling. Eén ding werd gelijk duidelijk; thuiswerken is mogelijk, ook bij ons. We gaan dan ook niet meer terug naar een wereld waarin we alle
dagen van de week verplicht op kantoor aanwezig moeten zijn. Dat gegeven konden we dus opnemen in ons nieuwe beleid.”

Drie mogelijkheden
Het oude mobiliteitsbeleid van het advocatenkantoor gaf de medewerkers drie mogelijkheden. Er kon gekozen worden uit een reiskostenvergoeding van 0,19 cent per kilometer (gemaximeerd tot een bepaald bedrag), medewerkers konden een vergoeding voor het OV krijgen of kiezen voor een mobiliteitsbudget, afhangend van de functie. Lonneke: “Dit beleid hield in dat we naar elke collega individueel moesten kijken. Buiten
deze regelingen hadden we ook nog wat leaseauto’s rondrijden.”

Verhuizing van Rotterdam naar Amsterdam
Voor het jaar 2009 was Simmons & Simmons gevestigd in Rotterdam. Van de 130 advocaten,
notarissen en fiscalisten die op dit moment werkzaam zijn op de huidige locatie aan de
Claude Debussylaan op de Zuidas, wonen er nog tientallen in Rotterdam. “Bij ons oude
beleid was het opmerkelijk dat een werknemer die in Amsterdam woont veel minder ‘kost’
dan collega’s die zo’n 70 kilometer naar kantoor moeten reizen. Bij dit soort afstanden lopen
de kosten al snel op tot zo’n 4000 tot 5000 euro per jaar aan reiskosten. Waar iemand
woont is zijn persoonlijke keuze, maar je kunt er je vraagtekens bij plaatsen of dat wel zo
duurzaam is.”

Reiskosten- en flexbudget
Bij het nieuwe beleid krijgt iedereen hetzelfde reiskostenbudget (142 euro); waar je ook
woont en wat je functie ook is. “Een bruto vergoeding van 0,19 cent per kilometer, maar wel
binnen een straal van 70 km, gebaseerd op een bezetting van drie dagen op kantoor”, legt
Lonneke uit. “Er zijn wel een paar uitzonderingen: zo verwachten we de stagiaires vijf dagen
per week. Zij krijgen een extra vergoeding als de standaard reiskosten onvoldoende zijn.
Buiten dat krijgen alle collega’s maandelijks een zogenaamd flexbudget. Er zijn dus twee
potjes die ze kunnen aanspreken. De collega die in Amsterdam woont kan het flexbudget
bijvoorbeeld gebruiken om een mooie fiets te kopen, de medewerker die verder weg woont
zal het gebruiken voor zijn reiskosten. Het is aan de persoon zelf wat hij/zij ermee doet.
Iedereen in dezelfde functie wordt dus gelijk beloond.”

Verwachting
Per 1 mei jl. is het nieuwe beleid ingegaan. Een tijd waarin nog massaal werd thuisgewerkt.
Wat verwachten Lonneke en Céline van het nieuwe beleid? Lonneke: “lk voorzie dat de
werknemers die wonen binnen een straal van ongeveer 20 kilometer van de Zuidas met de
fiets of e-bike gaan reizen. Het nieuwe beleid zal daarin stimulerend werken. Wie qua
afstand kan fietsen – elektrisch of niet -, of met collega’s mee kan rijden, zal dat doen. Zo
houden ze immers meer budget over.”

Hulp van Breikers
Lonneke en haar collega Céline hebben de laatste tijd niet stilgezeten. De agenda van de
twee vrouwen werd volledig gedicteerd door corona. Ze zien nog wel uitdagingen in anders
reizen dan met de auto en willen daar graag met een consultant van Breikers naar kijken.
Celine: “Er zijn best nog een hoop collega’s die met de auto naar kantoor komen. Ook
jongeren. Zij hebben huizen buiten de stad gekocht en willen die paar dagen dat ze naar
kantoor komen graag met de auto reizen. Dat snap ik wel, ze werken vaak tot laat, maar dat
willen we natuurlijk liever niet. Daarvoor zouden we graag met Breikers om tafel gaan zitten;
wat zijn de mogelijkheden omtrent duurzaam reizen en het OV? Daar zijn we wel benieuwd
naar en hebben daarom ook de Intentieverklaring van Breikers ondertekend. Wij willen
natuurlijk ook dat de Metropoolregio Amsterdam bereikbaar blijft. Maar we kunnen wel wat
professionele hulp gebruiken, we zijn soms wat conservatief en moeten wat creatiever
worden. Onze uitdaging zit hem in de mensen die iets verder weg wonen. Hier hebben we
dan wel een mooi station, maar dat moet er ook wel aan de andere kant van de reis zijn.”

Hybride werken
Céline: “Bij Simmons & Simmons is per 1 oktober het hybride werken ingegaan. Bij een
fulltimebaan is een minimale bezetting van drie dagen per week op kantoor gewenst en
twee dagen flexibel. Eén dag per week zullen alle collega’s uit een team aanwezig zijn op
kantoor. Dit in verband met opleiding, contact en verbinding met elkaar. Na verloop van tijd
zullen we ondervinden hoe dit gaat werken. Uiteraard stimuleren we onze mensen om
buiten de spits te reizen en met het OV te komen. Van 09.00 tot 17.00 uur werken deden we
sowieso al niet. Hier mag je binnenkomen wanneer je maar wilt.”

Mental health
De coronatijd was voor iedereen ellendig, maar waren er ook learning? “Zeker”, vertelt
Céline. “Allereerst hebben we gemerkt dat thuiswerken überhaupt mogelijk is. Iets wat voor
de crisis ondenkbaar was.” Lonneke: “Mij persoonlijk is opgevallen dat ik deze anderhalf jaar
tijd een diepgaander contact heb gekregen met de medewerkers. De wereld van de
advocatuur bestaat uit hard werken en veel scoren. Kwetsbaar opstellen hoorde daar niet
vanzelfsprekend bij en er was voor de crisis ook niet echt veel gelegenheid om te vragen hoe
het nou echt met de mensen ging. Tijdens corona was dat anders; ik belde collega’s op en
we hadden vaak lange gesprekken; gaat het wel goed met je? Kan ik iets voor je doen?
Functies en leeftijden vielen weg. Deze aandacht voor mental health hou ik dan ook graag
vast.