Corona heeft het inzicht gebracht dat thuiswerken mogelijk is en daarnaast wordt het door veel werknemers als positief ervaren. Volgens een onderzoek van TNO wil een kwart van werkend Nederland gedeeltelijk thuis blijven werken: een aantal dagen per week op kantoor en een aantal dagen per week vanuit huis.
Hybride werken, hoe ondersteun je dit als werkgever? Wat is er nodig op kantoor en welke regelingen en voorzieningen voor thuiswerken zijn er zoal?
In de periode voor COVID-19 werkte ongeveer 30% van alle werkenden 1 of meer dagen per week thuis. Tijdens de coronacrisis liep dit percentage op, zo ook het aantal dagen per week dat men thuiswerkt. Het blijkt dat veel meer werknemers kunnen thuiswerken dan eerder aangenomen werd. Voor de periode na corona is het realistisch om als uitgangspunt te nemen dat 45% van de werknemers 2 tot 3 dagen per week blijft thuiswerken.
Regelingen
Via de werkkostenregeling (WKR) kun je onder voorwaarden onbelast de thuiswerkplek van je werknemer inrichten. Dit kan onbelast:
voor zogeheten gerichte vrijstelling zoals de arbovoorzieningen in de werkruimte thuis (zie voor de voorwaarden Handboek Loonheffingen hoofdstuk 20.1.9);
via de vrije ruimte. Dit is een percentage voor de eerste € 400.000 van de loonsom van alle medewerkers samen. Voor het bedrag boven € 400.000 geldt een percentage van 1,18%.
Voorzieningen
Zorg dat de ICT-voorzieningen goed werken, zowel op kantoor als thuis. ICT-voorzieningen moeten veilig zijn (voor vertrouwelijke documenten) en gebruiksvriendelijk en ook beschikbaar op kantoor. Inloggen moet simpel zijn. Er moet uitgebreide en snelle ondersteuning zijn.
Als werkgever kun je faciliteiten voor thuiswerken en teleconferencing onder voorwaarden kosteloos aanbieden. Als je dit al gedaan hebt, moedigen we je aan dit (voorlopig) zo te laten.
Door ook op kantoor teleconferencing aan te bieden, verminder je zakelijk verkeer.
Bied cursussen aan voor praktische vaardigheden om te video-vergaderen. Bijvoorbeeld over leidinggeven op afstand en voor werknemers over effectief informatie en resultaten delen.
Communicatie
Geef het goede voorbeeld: de top van de organisatie en leidinggevenden werken en vergaderen ook (zo veel mogelijk) thuis.
Spreek een vergaderprotocol af. Tips voor de voorzitter: houd de regie, geef mensen het woord. Tips voor de deelnemers: microfoon op mute, zoek een ruimte zonder achtergrondgeluid, overleg beperkingen vooraf. Maak voor overleg in eigen projecten video-vergaderen de standaardoptie.
Maak productie en resultaten inzichtelijk voor leidinggevenden; zo versterk je het vertrouwen bij het management dat thuiswerk effectief is en meerwaarde heeft.
Houd ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en in de praktijk doen/leren/uitproberen; timmer niet alles dicht voor je medewerkers met nieuwe regels. Motiveer hun nieuwe ideeën.
Houd aandacht voor je medewerkers. Wat ervaren zij, hoe zijn zij eronder, wat missen ze, hoe kun jij dat bieden, et cetera. Laat leidinggevenden bijvoorbeeld eens in de week met ieder teamlid afzonderlijk één-op-één contact zoeken. Voor een ’luisterend oor’ en om praktische oplossingen voor problemen te vinden.
Communiceer over gezond thuiswerken. Moedig werknemers aan tussendoor pauze te nemen voor een wandeling of leuke ideeën uit te wisselen over thuis sporten.
Maak onderlinge afspraken over (on)bereikbaarheid. Voorkom zo dat parttime medewerkers door het flexibel thuiswerken elke dag en hele dagen gebeld worden.
Speel in op de behoefte van jouw collega’s aan informele contacten. Wellicht willen zij een digitale koffieplek die 1 uur openstaat zodat je kan kijken welke collega er ook rondhangt, een vrijdagmiddagborrel, pubquiz of een gezamenlijke digitale lunch.
Maak de nodige aanpassingen op kantoor
Creëer meer ruimte op kantoor door het aantal werkplekken te verlagen.
Stel minder vergaderzalen beschikbaar voor fysieke vergaderingen.
Ontwikkel een systeem waarin mensen aangeven dat ze op kantoor zijn, zodat het niet te druk is op kantoor.
Ontwikkel maatregelen waarmee mensen meer worden verleid om op woensdag en vrijdag op kantoor te zijn (bijvoorbeeld MT-vergadering/gratis lunch/kinderopvang/gratis parkeren).
Wil je meer weten over de regelingen en mogelijkheden voor thuiswerken? Neem vrijblijvend contact met ons op via rutger@wijzijnbreikers.nl.
