Als werkgever wil je natuurlijk dat medewerkers op een goede, gezonde en veilige manier thuis kunnen werken. Het is zelfs wettelijk verplicht om te zorgen voor een gezonde en veilige werkplek voor de werknemer en voor een inrichting van de werkplek die aan de persoonlijke eigenschappen van de werknemer is aangepast. Dit geldt ook voor je thuiswerkplek. Dit wordt de ‘zorgplicht’ van de werkgever genoemd. Deze zorgplicht is verankerd in het Arbeidsomstandighedenbesluit. Benut dit Arbeidsomstandighedenbesluit dan ook als leidraad om je thuiswerkbeleid op te stellen als werkgever.
Om thuiswerken op een goede manier in je bedrijf te organiseren, adviseren we om vijf stappen te zetten.
1. Stel een Risico inventarisatie & evaluatie op (RI&E)
Bij het voeren van het arbeidsomstandighedenbeleid legt de werkgever in een inventarisatie en evaluatie schriftelijk vast welke risico’s de arbeid voor de werknemers met zich brengt. In de wettelijk verplichte Risico Inventarisatie & Evaluatie (RI&E) moet worden opgenomen of werknemers thuiswerken, welke risico’s dit met zich meebrengt en welke maatregelen de werkgever treft om de risico’s te beheersen en/of te voorkomen.
Kijk in deze RI&E in ieder geval naar de mate waarin werkplek voldoet aan Arbo Richtlijnen en of een medewerker ongestoord zijn werkzaamheden kan verrichten. Heeft hij bijv. een rustige werkkamer?
Een voorbeeld van een checklist die je kunt gebruiken, hebben we hieronder opgenomen.
2. Stel een thuiswerkbeleid op
In het Arbeidsomstandighedenbesluit staat in artikel 3: ‘De werkgever zorgt voor de veiligheid en de gezondheid van de werknemers inzake alle met de arbeid verbonden aspecten en voert daartoe een beleid dat is gericht op zo goed mogelijke arbeidsomstandigheden’. Het is dus zeer aan te bevelen om de spelregels rondom tijd- en plaatsonafhankelijk werken formeel vast te leggen, na te leven en periodiek te evalueren.
In dit thuiswerkbeleid staat minimaal:
- Beleid psychosociale arbeidsbelasting.
- Beleid werk- en rusttijden.
- Beleid thuiswerken/tijd- en plaatsonafhankelijk werken.
- Omgaan met apparatuur en werkplekinrichting.
- Voorkomen van klachten zoals stress, burn-out en RSI.
- Manier waarop toegezien wordt op gezond en veilig werken (inclusief controle thuiswerkplekken).
- Toegang tot arbeidsdeskundige (preventiemedewerker en/of arbeidsomstandighedenspreekuur).
3. Instrueer je medewerkers actief
Zoals ook al blijkt uit de checklist voor het thuiswerkbeleid is het een belangrijke verantwoordelijkheid voor jou als werkgever om medewerkers actief te informeren en te instrueren over veilig thuiswerken. Hoe een werknemer veilig en gezond zijn werk kan doen, moet een terugkerend onderwerp van gesprek zijn tussen werkgever en werknemer. Neem het thuiswerken en de thuiswerk omstandigheden bijvoorbeeld structureel mee in de functioneringsgesprekken met de medewerker.
4. Controleer of de werkplek veilig is
De zorgplicht van de werkgever is erop gericht om medewerkers op een veilige en gezonde manier hun werk te laten doen. Een medewerker kan dus wel aangeven dat zijn werkplek veilig is, maar controleer hier als werkgever ook op.
Hiervoor zijn er verschillende mogelijkheden:
- Vraag medewerkers aan de hand van een checklist aan te geven of hun thuiswerkplek aan de geldende normen voldoet.
- Vraag medewerkers een foto te maken van hun werkplek en laat deze beoordelen door een arbodeskundige.
- Laat een arbodeskundige de thuiswerkplek van de medewerker ter plekke beoordelen.
5. Stel een thuiswerkovereenkomst op met je medewerkers
Medewerkers die structureel tijd- en plaatsonafhankelijk werken laat je bevestigen dat zij:
- een veilige en goede werkplek en omgeving hebben (zie checklist RI&E)
- bevestigen dat zij het thuiswerkbeleid kennen en hiernaar handelen. Dit laat je ondertekenen door je medewerkers.
